カタログ・パンフレット等の保管発送サービスとは？

こんにちは、アッセンブリ・梱包発送のスペシャリストとしてお客様の業務効率改善のお役に立てるよう、毎日腕を磨いている美翔です！このブログでも皆様のお役に立てる情報を発信していきたいと思います！

自社の商品を顧客へ訴求する上で欠かせないツールと言えば、カタログやパンフレットのような冊子がありますよね。営業さんの手持ちツール、展示会やイベントでの配布、または販売店の店頭設置用など様々な場所で使用されているのではないでしょうか？

しかしこういった冊子の管理の負担に課題を感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか？このブログではカタログやパンフレットといった冊子類の管理に関する課題の整理と、その課題を解決する美翔の保管・発送サービスについてご説明していきたいと思います。

カタログ・パンフレットは営業に欠かせないツールですが、適切に管理・発送するためには主に3つの課題があります。

1．発送準備など時間的な問題
印刷会社などから納品された冊子を各拠点へ送付する時、納品された梱包をそのまま発送できるというケースはほとんど無いのではないでしょうか。荷物の開梱、内容の検品、仕分け、再梱包、ラベルの準備など意外に多くの手間がかかります。そのため納品から発送までを即座に行うことは難しく、発送に向けてある程度余裕を持ったスケジュールを確保しておく必要があります。また営業拠点などの緊急要請で急遽対応をする必要がある場合には、他の業務を止めて対応することになるなど、他部署や他の業務にしわ寄せが出てしまいます。

2．人的リソースの確保が難しい
１で記載したように、カタログやパンフレットの発送には様々な作業が付随します。またさらに、在庫管理や発送数量の把握など欠品を起こさないため、やっておくべき重要な業務もあります。これらの業務は他の業務と兼務して行うにはやや負担が大きい一方で、そのために専任のスタッフを採用する事は難しいというお話をよく耳にします。そのため担当者が残業を強いられたり、最悪の場合には他部署にも協力してもらったりしてなんとか完了するというケースが散見されます。また発送業務は定期的ではなく繁忙期などを中心に一時的に忙しくなりがちという特性もあり、これがますます人的リソースの不足を招く原因ともなっています。

3．保管スペースによる業務効率の低下
最後に、発送物が少量であれば大きな問題となりませんが、数量が多い場合や、冊子以外にもPOPやパネルなど複数のツールを取り扱う必要がある場合に事務所の保管場所に納まりきらず直接的にお金を生まないツール類が執務スペースを圧迫してしまうという問題があります。
冊子などのツールを置くスペースに加え、梱包作業のスペースを確保する必要があるため、執務スペースを有効に活用することができず皆が窮屈で不満を感じながら働いている、雑然としたオフィスでコミュニケーションが滞るなど、非効率が発生してしまうことが考えられます。

そこで当社が提供しているカタログ保管発送サービスでは、お客様に替わりカタログやパンフレットといったツールの保管、発送業務を行っています。
お客様にご手配いただいたツールを弊社の倉庫に一時的に保管し、検品や仕分け、場合によっては複数のツールなどをアッセンブリした上で各拠点へ発送いたします。
また入庫・出庫・在庫保管管理のほか宅配便各社の追跡番号とも連携し情報の一元管理を行っていますので、管理業務も含めて発送に関する面倒な作業を全てワンストップでサポート可能です。

カタログの保管や発送を外注することで以下の3つのメリットが得られます。

1．迅速な対応
保管、発送に特化した会社に委託することで、自社内の繁閑に左右されることなく必要な時に必要なツールを迅速に発送することができます。美翔ではお預かりした荷物をすぐに発送できるよう効率的に業務を遂行するための体制を整えています。

2．働き方改革
業務の委託によって、繁忙期や緊急対応による残業の発生や、他の業務へのしわ寄せなどを軽減することができます。人的リソース不足の問題を解決し、近年話題になっている働き方改革にも貢献できます。

3．オフィススペースの最適化
ツール類の保管スペースを外部に持つことでオフィスの執務スペースを有効に活用できます。打合せスペースの確保や、集中できる快適な執務環境で、本来取り組むべき収益に直結する業務だけに集中して取り組むことができるようになります。